Hướng dẫn cài đặt Synology Drive từ A–Z: Tự xây dựng Google Drive riêng cho công ty không tốn phí hàng tháng

1. Tại sao hàng ngàn doanh nghiệp chuyển từ Google Drive / OneDrive sang Synology Drive?

Khi sử dụng các dịch vụ đám mây công cộng (Public Cloud), doanh nghiệp phải trả phí thuê bao định kỳ theo từng tài khoản nhân viên mỗi tháng và bị giới hạn tốc độ đường truyền Internet khi tải các file thiết kế, video hoặc bảng tính lớn. Với Synology Drive tích hợp miễn phí trên tất cả các dòng NAS Synology dòng Plus:

💡 Góc nhìn Kỹ sư Thực chiến: Tài liệu kỹ thuật về "Hướng dẫn cài đặt Synology Drive từ A–Z: Tự xây dựng Google Drive riêng cho công ty không tốn phí hàng tháng" được biên soạn trực tiếp bởi đội ngũ kỹ sư lưu trữ thuộc SaiGon TDC (saigontdc.com) — đơn vị chủ quản chuyên trang Thiết bị lưu trữ NAS chính hãng NextNAS, cung cấp giải pháp File Server, Hạ tầng mạng & An ninh dữ liệu B2B toàn diện.

• Tạo không giới hạn số lượng tài khoản nhân viên (50, 100 hay 500 User đều 0đ phí tháng).
• Làm việc ở văn phòng với tốc độ mạng LAN (100 – 1.000 MB/s) và tự động chuyển sang kết nối Internet khi nhân viên mang laptop về nhà hoặc đi công tác.
• Lưu trữ tối đa 32 phiên bản lịch sử (Version History): Nhân viên lỡ sửa sai file Excel hoặc bị virus mã hóa có thể tua ngược lại phiên bản lúc 9h sáng chỉ bằng 1 cú nhấp chuột.

2. Quy trình 4 bước triển khai Synology Drive chuẩn doanh nghiệp

Bước 1: Cài đặt gói Synology Drive Server trên DSM

Mở Package Center (Trung tâm gói) trên DSM -> Tìm Synology Drive Server và nhấn Install. Hệ thống sẽ cài đặt tự động bộ 3 công cụ: Synology Drive Admin Console (dành cho IT quản trị), Synology Drive (giao diện web cho nhân viên) và Synology Drive ShareSync (đồng bộ giữa nhiều NAS ở các chi nhánh).

Bước 2: Kích hoạt Team Folder (Thư mục Phòng ban) và Versioning

Đây là bước quan trọng nhất mà nhiều người tự cài thường bỏ sót:

1. Mở ứng dụng Synology Drive Admin Console -> Chọn mục Team Folder.
2. Chọn các thư mục dùng chung của công ty (ví dụ: 01_BanGiamDoc, 02_KeToan, 03_KinhDoanh, 04_ThietKe) -> Nhấn nút Enable (Bật).
3. Thiết lập Maximum Versions: 15 – 32 phiên bản với chính sách Smart Versioning (Intelliversioning) trên hệ thống tệp Btrfs để tiết kiệm tối đa dung lượng ổ cứng.

Bước 3: Cài đặt Synology Drive Client với chế độ On-Demand Sync (Tiết kiệm ổ cứng Laptop)

Trên máy tính Windows hoặc MacBook của nhân viên, tải và cài đặt phần mềm Synology Drive Client -> Chọn Sync Task -> Bật tính năng Enable On-Demand Sync. Khi đó, nhân viên sẽ nhìn thấy toàn bộ hàng chục TB dữ liệu của công ty trên máy tính nhưng không hề chiếm dung lượng ổ SSD của Laptop; chỉ khi nhấp đúp mở file nào thì file đó mới tải về tức thì.

Bước 4: Cài đặt thêm Synology Office để cộng tác trực tuyến

Trong Package Center, cài thêm gói Synology Office miễn phí để nhiều nhân viên có thể cùng mở và nhập liệu trên một bảng tính (Spreadsheet) hoặc văn bản (Document) trực tiếp trên trình duyệt theo thời gian thực.